社内懇親会や交流会、セミナー後の懇親会、表彰式、レセプションなどでケータリングを手配する際、「どの会社を選べばいいのか分からない」と悩む幹事の方は少なくありません。
料理がおいしいことはもちろん重要ですが、法人イベントではそれ以外にも、人数、予算、料理量、食事制限、搬入条件、スタッフ、当日の進行など、事前に確認しておきたいポイントが数多くあります。
この記事では、法人イベントのケータリングを選ぶ際に、幹事が確認しておきたい7つのポイントを紹介します。
1．まず「イベントの目的」を決める
最初に考えたいのは、料理の内容ではなくイベントの目的です。
同じ50名のイベントでも、社内懇親会と商品発表会では適したケータリングは異なります。
たとえば、参加者同士の交流を重視するイベントなら、立ったまま食べやすいフィンガーフードやピンチョスが向いています。
一方、表彰式やレセプションなど特別感を演出したいイベントでは、料理の盛り付けやテーブル装飾、ライブ調理なども重要になります。
ケータリング会社を探す前に、
「交流を増やしたい」
「華やかな印象にしたい」
「短時間で食事を済ませたい」
「来賓にしっかり食事を楽しんでもらいたい」
など、イベントの目的を整理しておくと選びやすくなります。
2．人数だけでなく「どれくらい食べるイベントか」を考える
ケータリングでは、参加人数だけで料理量を決めると、余りすぎたり足りなくなったりすることがあります。
重要なのは、そのイベントで食事がどの程度メインになるのかです。
昼食や夕食を兼ねたイベントなのか、セミナー後の軽い懇親会なのかによって、必要な料理量は大きく変わります。
また、開催時間や参加者層によっても適切な量は変わります。
見積もりを依頼する際には、単に「100名です」と伝えるだけではなく、
「18時から2時間の懇親会」
「セミナー終了後の軽食」
「夕食代わりになるボリュームが必要」
といった情報まで伝えると、より適切な提案を受けやすくなります。
3．1人あたりの予算だけで比較しない
ケータリングを比較する際、最も分かりやすいのが「1人いくら」という価格です。
ただし、料金だけを見て決めると、後から想定外の費用が発生することがあります。
確認しておきたいのは、料理代以外に何が含まれているかです。
配送費、設営費、スタッフ費、ドリンク、食器やカトラリー、テーブル装飾、撤収費などが別料金になることもあります。
そのため、
「1人3,500円だから安い」
ではなく、
「当日に必要なものをすべて含めると総額はいくらか」
で比較することが大切です。
複数社から見積もりを取る場合も、総額とサービス範囲を合わせて比較しましょう。
4．イベント形式に合った料理を選ぶ
ケータリングにはさまざまな提供方法があります。
着席形式なら通常の料理でも問題ありませんが、立食イベントの場合、大きなお皿を持ったり、ナイフとフォークを使ったりする料理は参加者の動きを妨げることがあります。
交流を目的としたイベントでは、
フィンガーフード
ピンチョス
小さなカップ料理
一口サイズの寿司
小分けされたデザート
など、片手でも食べやすい料理が便利です。
逆に、食事そのものを楽しんでもらうイベントなら、温かい料理やメイン料理を入れた方が満足度を高めやすくなります。
「見栄えがいいか」だけではなく、参加者が実際にどう食べるかまで想像して選ぶことがポイントです。
5．アレルギー・食事制限を早めに確認する
法人イベントでは、さまざまな食習慣を持つ参加者が集まります。
代表的なものとして、
アレルギー
ベジタリアン
ヴィーガン
グルテンフリー
宗教上の食事制限
などがあります。
参加者から直前に申告があると、メニュー変更が難しくなる場合もあります。
可能であれば、参加申し込みの段階で食事制限を確認し、ケータリング会社にも早めに共有しましょう。
また、「対応可能」と書かれていても、どこまで対応できるかは会社によって異なります。
完全に別メニューになるのか、一部メニューを変更するのかなども事前に確認しておくと安心です。
6．会場の「搬入・設営条件」を確認する
料理内容と同じくらい重要なのが、会場への搬入です。
法人イベントが行われるオフィスビルやイベント施設では、搬入方法に細かなルールが設定されている場合があります。
たとえば、
搬入口の場所
搬入可能時間
業務用エレベーターの利用
台車利用の可否
車両の駐車場所
設営開始時間
撤収完了時間
などです。
当日になってから「正面入口から搬入できない」「エレベーターが使えない」と分かると、イベント開始に間に合わなくなる可能性があります。
ケータリング会社を決める前に、会場担当者へ搬入条件を確認しておきましょう。
7．人数確定日とキャンセル条件を確認する
法人イベントでは、開催直前まで参加人数が変わることがあります。
そのため、契約前に必ず確認しておきたいのが、
「いつまで人数変更できるのか」
という点です。
ケータリング会社は、事前に食材を仕入れ、料理を仕込む必要があります。
そのため、一定の日を過ぎると人数を減らしても料金が変わらない場合があります。
また、開催自体が中止になった場合のキャンセル料についても確認しておきましょう。
社内の参加者確認日と、ケータリング会社の人数確定日を合わせて管理しておくと、幹事の負担を減らせます。
ケータリング会社は「料理」だけで選ばない
法人イベントのケータリング選びで重要なのは、料理のおいしさや価格だけではありません。
イベントの目的を理解し、
参加人数
予算
料理量
食事制限
会場条件
搬入
スタッフ
当日の進行
まで含めて相談できる会社を選ぶことで、当日のトラブルを減らしやすくなります。
特に初めてケータリングを手配する場合は、メニューが決まっていなくても、まずイベントの概要を伝えて相談するのがおすすめです。
東京で法人イベントのケータリングをご検討の方へ
East Catering Tokyoでは、法人イベントの内容や参加人数、予算、会場条件などを伺いながら、イベントに合わせたケータリングをご提案しています。
社内懇親会、交流会、セミナー、レセプションなど、法人イベントのケータリングをご検討の際はお気軽にご相談ください。