社内イベントの担当に任命されたものの、上司や決裁者が納得する企画書の書き方が分からず、お困りではないでしょうか。
この記事を読めば、決裁者から一発で承認が得られる、論理的で抜け漏れのない社内イベント企画書を、テンプレートや記入例を活用して効率的に完成できる状態になります。
この記事でわかること
決裁者に否決される共通原因と企画を「投資」として示す着眼点
抜け漏れのない論理的な構成を整える「6W2H」フレームワークの活用法
数値目標やリスク対策を盛り込んで説得力を高める作成手順
根拠のある予算計画の算出基準とそのまま使えるシーン別の記入例
社内イベント企画書が決裁者に否決される主な原因
社内イベントの企画書が承認されない場合、その提案内容にはいくつかの共通した原因が見られます。
多くの場合、企画の目的が不明確であったり、費用対効果の説明が不十分であったりすることが挙げられます。
また、計画の実現性や実務的な負担が考慮されていない提案も、決裁者から懸念を示されやすい傾向にあります。
これらの原因を避けるためには、企画書に含めるべき情報を網羅することが重要です。
開催の目的が経営課題の解決に結びついていない
イベント開催の目的が「社員の親睦を深める」といった漠然とした内容に留まっている提案は、承認されにくい傾向があります。
なぜなら、決裁者はイベントを単なるコストではなく、企業課題を解決するための「投資」として捉えるためです。
例えば、「テレワークの普及によるコミュニケーション不足の解消」や「部署間の連携強化による生産性の向上」など、具体的な経営課題と紐づけることで、企画の必要性を論理的に説明できます。
予算に対する具体的な投資対効果が示されていない
企画書に予算の内訳が記載されていても、その投資によってどのような効果が見込めるのかが示されていないと、決裁者は費用対効果を判断できません。
イベント後のアンケートで「参加満足度90%以上を目指す」といった定量的な目標や、「部門間の連携が生まれ、新規プロジェクトのアイデア創出につながる」などの定性的な効果を具体的に示す計画が求められます。
金額の妥当性を証明するために、複数の業者から相見積もりを取ることも有効です。
当日の現場運営や準備にかかる実務負担が考慮されていない
魅力的な企画案であっても、誰がどのように準備し、当日運営するのかという実行計画がなければ実現性は低いと判断されます。
担当者が通常業務と並行して準備にあたる場合、その負担や業務への影響も考慮しなければなりません。
企画書には、運営メンバーの役割分担や準備スケジュールを明記し、必要に応じてケータリングサービスのような外部業者を活用する案を盛り込むことで、計画の実現可能性を高めることができます。
社内イベント企画書に漏れなく記載すべき6W2Hの構成要素
承認される企画書を作成するためには、情報を整理し、抜け漏れなく伝える構成が不可欠です。
「6W2H」のフレームワークを活用することで、誰が読んでも内容を正確に理解できる、論理的な企画書の書き方が実践できます。
この型は、そのまま企画書のテンプレートとしても利用可能です。
これらの構成要素をただ埋めるだけでなく、決裁者を納得させるための戦略的な視点が必要です。
開催する背景や目的（Why）
まず、なぜこのイベントを開催する必要があるのか、その背景と目的を明確に記述します。
例えば、「従業員エンゲージメントの低下」や「部門間の連携不足」といった現状の課題を提示し、イベントを通じて「帰属意識の向上」や「コミュニケーションの活性化」を目指すなど、課題解決につながる目的を具体的に提案することが重要です。
この部分は企画全体の根幹であり、決裁者が最も重視する項目です。
対象となる参加者層の範囲（Whom）
イベントに誰が参加するのかを定義します。
全社員を対象とするのか、特定の部署や役職に限定するのかを明記してください。
例えば、「入社3年目までの若手社員」や「管理職層」など、対象者を具体的に示すことで、企画内容やプログラムがその層に適したものであるという説得力が増します。
参加者の属性を考慮した企画案であることが伝わるように記述します。
イベントで提供する具体的なプログラム（What）
イベント当日に何を実施するのか、具体的な内容を記載します。
単に「懇親会」と書くだけでなく、表彰式、役員挨拶、部署交流を目的としたワークショップ、歓談時間などのコンテンツをタイムスケジュールと共に示しましょう。
企画案の意図が伝わるよう、それぞれのプログラムが開催目的にどう貢献するのかを補足説明すると、より理解が深まります。
当日の進行を含む全体スケジュール（When）
イベントの開催日時だけでなく、準備から当日、後片付けまでの全体スケジュールを計画し、明記します。
会場の予約、業者への発注、社内告知、参加者募集、最終人数の確定といったタスクを時系列で整理することで、計画的に準備を進められることをアピールできます。
現実的なスケジュールを示すことは、企画の実現可能性を示す上で不可欠です。
イベントを実施する会場環境（Where）
イベントを開催する場所については、方向性が伝わる程度の情報を記載します。社内会議室の利用を検討しているのか、外部施設の利用を検討しているのか、会場の候補名、おおよその場所、想定収容人数などを明記してください。なぜその会場を選んだのか、例えば「参加者がアクセスしやすい立地」や「プロジェクターや音響設備が充実している」など、選定理由を添えることで、企画案の妥当性が高まります。
社内運営メンバーの担当業務（Who）
イベントを誰が運営するのか、その体制と役割分担を明確にします。
プロジェクトリーダー、会場担当、受付担当、司会進行など、具体的な役割をリストアップし、担当者名を記載した運営体制図を作成すると、責任の所在が明確になります。
決裁者は、この計画を見ることで、イベントが滞りなく実行される体制が整っているかを判断します。
会話を生み出す空間設計の進行手法（How）
イベントをどのように進行し、目的を達成するのか、その手法を具体的に説明します。
例えば、立食形式で自由な交流を促すのか、着席形式で落ち着いた雰囲気を作るのかといった形式を決めます。
特に交流活性化が目的の場合、片手で食べやすく会話を妨げないフィンガーフードを取り入れるといった空間設計の工夫や、参加者同士の交流を促すワークショップなどの具体的な進行案を盛り込むことが有効です。
飲食費や会場費を含む予算内訳（How much）
イベント実施にかかる総費用と、その詳細な内訳を記載します。
会場費、飲食費、備品レンタル代、外部委託費、景品代など、項目ごとに必要な金額を算出して一覧にします。
金額の根拠として見積書を添付すると、予算計画の透明性と妥当性が高まります。
また、予期せぬ出費に備えて、全体の5〜10%程度の予備費を計上しておくと、より堅実な計画として評価されます。
決裁者の承認を一発で獲得するための作成手順
企画書の構成要素を理解した上で、次はその内容を決裁者に響くものに仕上げるための手順に移ります。
単に情報を埋めるだけでなく、戦略的な書き方を意識することで、承認の確率は格段に上がります。
特に企画の実現性を左右する予算については、具体的な算出基準を示すことが承認を得る鍵となります。
離職防止など経営課題の解決と開催目的を連動させる
まず、自社の中期経営計画や人事戦略から、現在会社が抱える課題を特定します。
例えば、「若手社員の早期離職」が課題であれば、イベントの目的を「先輩社員との交流機会を創出し、組織への帰属意識を高めることで離職率低下に貢献する」と設定します。
このように、イベントの開催を単なる福利厚生ではなく、経営課題を解決するための具体的な施策として提案することが、決裁者の納得感を引き出す上で極めて重要です。
アンケート満足度などの定量的な数値目標を設定する
次に、イベントの成果を客観的に評価するための数値目標（KPI）を設定します。
開催目的が「部署間の連携強化」であれば、「イベント後のアンケートで『他部署の社員と業務に関する話ができた』と回答した人の割合80%以上」といった具体的な目標を計画に盛り込みます。
数値で成果を示すことで、イベントが単なる「楽しい行事」で終わらず、投資に見合う効果を生むことを論理的に説明できます。
トラブルを未然に防ぐリスク対策を事前に盛り込む
イベント当日に想定されるトラブルを事前に洗い出し、その対策を企画書に明記します。
例えば、参加者の急な欠席、音響や映像機材のトラブル、食物アレルギーへの対応、悪天候時の代替案などが挙げられます。
リスクを事前に想定し、具体的な対応策を準備している姿勢を示すことで、決裁者は安心して企画を承認できます。
この項目は、企画案の信頼性を大きく左右します。
会話が生まれやすいフィンガーフードを取り入れた空間を設計する
イベントの目的が社員間の交流促進である場合、その目的を達成するための具体的な空間設計を提案します。
立食形式の懇親会では、料理を取り分ける列や両手がふさがることで会話が中断されがちです。
そこで、片手で手軽に楽しめるフィンガーフードを中心としたメニュー案を提示します。
これにより、参加者はドリンクを片手に会場内を自由に移動しやすくなり、自然なコミュニケーションが生まれる空間を設計できると説明します。
社内イベント企画書に記載する予算計画の算出基準
予算計画は、企画の実現可能性を示す上で最も重要な要素の一つです。
決裁者が納得する予算案を作成するためには、各費用の算出基準を明確にし、その内訳を具体的に示す必要があります。
これらの要素を盛り込んだ、具体的な企画書のフォーマットと記入例を見ていきましょう。
参加人数に応じた飲食費の試算基準（30名で総額19万8,000円税込からの算出例）
飲食費は、参加人数に比例して変動する代表的な費用です。
予算計画を立てる際は、具体的なサービスを基準に試算すると説得力が増します。
例えば、EastCateringTokyoの「オールインワンプラン」を例にすると、1名あたり6,600円（税込）で、30名の場合は198,000円（税込）となります。
このプランには料理11品、2時間のフリードリンク、設営、サービススタッフ、撤収費用まで含まれているため、この金額を基準に計画を立てれば追加費用を抑えた透明性の高い予算案を作成できます。
会場利用料などの固定費を見積もるポイント
会場費は、イベントの規模や場所によって大きく変動する固定費です。
予算を計画する際は、複数の候補会場から見積もりを取り、比較検討することが重要です。
見積もりを確認する際は、料金に音響設備、プロジェクター、マイクなどの使用料が含まれているか、また時間外の延長料金は発生するかといった詳細までチェックしましょう。
これらの項目を事前に確認しておくことで、後からの追加請求を防ぎ、正確な予算計画を立てられます。
アレルギー対応など個別の追加費用をあらかじめ盛り込む方法
参加者の多様なニーズに応えるための個別対応費用も、事前に予算案へ盛り込むべきです。
例えば、ベジタリアンやハラルフレンドリー、グルテンフリーといった食事制限への対応は、参加者の満足度に直結します。
企画段階で参加予定者にアンケートを実施し、アレルギーや食事制限の有無を把握しておきましょう。
その上で、ケータリング業者に対応可能なメニューと追加費用を確認し、その費用を「個別対応費」や「予備費」として計画に計上しておくことで、当日の急な要望にも柔軟に対応できます。
【記入例】社内イベント企画書の作成フォーマット
ここでは、実際に社内イベント企画書を作成する際に役立つフォーマットと、シーン別の具体的な記入例を紹介します。
これらのテンプレートを参考に、自社の状況に合わせた企画書の書き方を実践してください。
こうした企画書を元に、外部サービスを活用して成功した実際の事例を紹介します。
社員間の交流促進を目的とした社内懇親会の記入例
イベント名:全社コミュニケーション懇親会
目的(Why):テレワーク導入で希薄化した部署間のコミュニケーションを活性化させ、組織の一体感を醸成する。
対象者(Whom):全従業員
開催日時(When):〇月〇日（金）19:00〜21:00
会場(Where):本社カフェテリアスペース
内容(What):
19:00開会挨拶
19:10歓談（フィンガーフードを中心とした立食形式）
20:00部署横断チーム対抗クイズ大会
20:45中締め
21:00閉会
運営体制(Who):企画部〇〇、人事部△△
進行手法(How):参加者が自由に移動し交流できるよう立食形式とし、片手で楽しめるフィンガーフード案を採用。
予算(Howmuch):
飲食費:264,000円（@6,600円×40名）
景品代:30,000円
予備費:29,400円
合計:323,400円
このテンプレートは、交流促進という目的に対して具体的な施策と予算が紐づいた実践的な例です。
企業の節目を祝う周年記念イベントの記入例
イベント名：創立20周年記念式典
目的：会社の歴史を全社員で共有し、エンゲージメントと未来への一体感を高める。
対象者：全従業員および役員
開催日時：〇月〇日（土）18:00〜20:30
会場：△△ホテル宴会場「鳳凰」
内容：18:00開会、社長挨拶、18:20 20周年の歩みムービー上映、18:40永年勤続者表彰、19:00食事・歓談、20:00弦楽四重奏による記念演奏、20:20役員謝辞、閉会
運営体制：経営企画室、総務部による実行委員会
進行手法：式典にふさわしい着席形式。特別感を演出するケータリング案と生演奏を手配。
予算：会場費300,000円、飲食費800,000円、映像制作費150,000円、記念品代200,000円、演奏者手配100,000円
合計1,550,000円
このテンプレートは、フォーマルなイベントの構成要素と予算の内訳を網羅した記入例です。
幹事の運営負担を抑えて社内交流を活性化させたEast Catering Tokyoの導入事例
外資系IT企業が開催した社内イベントでは、担当者が通常業務と兼任で準備を進めており、その負担の大きさが課題となっていました。
毎回同じような内容でマンネリ化している点も問題視されていました。
そこで、料理の手配から会場のバルーン装飾、マジシャンの手配、当日の運営サポートまでをワンストップで提供するEastCateringTokyoのサービスを導入。
特に、料理11品、2時間のフリードリンク、設営・撤収まで含まれたオールインワンプランを活用し、料理の手配から会場のバルーン装飾、マジシャンの手配、当日の運営サポートまでを一本化しました。
当日は、熊本あか牛のローストビーフのライブカットや、会話を妨げないフィンガーフードを提供しました。
企画書作成やイベント準備において、担当者が抱きがちな疑問について解説します。
社内イベント企画書の作成に関するよくある質問
社内イベントの企画書を作成するにあたり、担当者が疑問に思いやすい点についてまとめました。
書き方のポイントや提出のタイミングなど、実践的な内容に絞って回答します。
最後に、本記事で解説したポイントを改めて整理します。
社内イベント企画書はどのくらいのページ数でまとめるべきですか？
A4用紙2〜3枚、多くても5枚以内にまとめるのが理想です。
決裁者は多忙なため、企画の要点を短時間で把握できる簡潔さが求められます。
詳細なタイムスケジュールや会場の見取り図、見積書などは、別紙の参考資料として添付する形が望ましいです。
本文では、目的と概要、予算、期待される効果が明確に伝わる書き方を心がけましょう。
予算や参加人数が未確定の段階でも社内イベント企画書を提出できますか？
提出可能です。
その場合、予算は概算、参加人数は〇〇〜△△名のように幅を持たせた想定値として記載し、まずは企画の方向性や目的について承認を得ることを目指しましょう。
概算での承認を得た後、参加者へのアンケートや業者への見積もり依頼を進め、詳細を詰めた最終版の計画案を再提出するという段階的な進め方を提案するのが有効です。
社内イベント企画書で承認を得るために最も重要なポイントは何ですか？
イベントの開催目的を、自社の「経営課題解決」に結びつけて論理的に説明することです。
例えば「コミュニケーション活性化」という目的であれば、それが「生産性の向上」や「離職率の低下」といった会社の利益にどう貢献するのかを示します。
企画を単なる福利厚生ではなく、組織の成長に貢献する「投資」として提案することで、決裁者は費用対効果を判断しやすくなります。
まとめ
一発で承認される社内イベント企画書を作成するには、開催目的を経営課題と結びつけ、その解決策として提案する視点が不可欠です。
6W2Hのフレームワークを用いて構成要素を網羅し、具体的な数値目標やリスク対策を盛り込むことで、企画の説得力と実現可能性を高めます。
特に予算計画においては、算出基準を明確に示すことが重要です。
本記事で紹介した書き方や記入例を参考に、決裁者が納得する論理的な提案を行いましょう。
プランや料理の詳細はオールインワンプランとメニューでご確認いただけます。人数や予算が未定の場合も、お問い合わせフォームから無料でご相談ください。関連コラムとして、30〜100名の法人イベント｜ケータリング準備チェックリストと社内懇親会の企画アイデア決定版！盛り上がるレクリエーション・余興と進め方もあわせてご覧ください。