30〜100名の法人イベント｜ケータリング準備チェックリスト

30〜100名の法人イベントでケータリングを手配するとき、幹事の仕事は「料理を頼む」だけではありません。開催条件の整理、業者への相談、会場との調整、当日の担当決めまで、段取りがそのまま当日の進行に直結します。

この記事では、30〜100名規模の法人イベントを想定し、ケータリングの準備をチェックリスト形式で整理します。開催条件のまとめ方、規模別の準備スケジュール、料理とドリンクの決め方、会場と搬入の確認項目、見積もりと予約条件の見方まで、順に確認していきましょう。

開催条件を一枚にまとめる

まず、開催条件を一枚にまとめてください。相談の出発点になるのは、次の6項目です。

開催日、開始・終了時刻
会場（住所・会場名）
予定人数（幅があれば「50〜70名」のように幅で伝える）
予算（1名あたり、または総額の目安）
イベントの目的（懇親会、慰労会、レセプション、研修ランチなど）
立食か着席か、食事が主目的か軽い交流か

30〜100名規模では、参加者が一度に料理へ集まる時間帯も想定して提供方法を相談します。人数が確定していなくても、おおよその人数と予算が決まっていれば相談できます。人数は開催が近づくにつれて確定していくことが多いため、早めに相談を始めることで、人数の幅に合わせた提案を受けやすくなります。

人数が未確定な段階で伝えること

人数がまだ固まっていない段階では、想定される最小人数と最大人数をあわせて伝えてください。「50〜70名」のような幅で共有できると、料理の量や配置の提案がしやすくなります。あわせて、イベントの目的と、立食か着席かという形式の希望も伝えておくと、人数が確定したあとの調整がスムーズです。最終人数の連絡方法と期限は、見積もりの段階で確認しておきましょう。参加者の年齢層や男女比が分かっている場合は、それも共有しておくと、料理の構成を相談しやすくなります。人数の幅が大きい場合は、最大人数に合わせた会場の広さもあわせて確認しておきましょう。

準備はいつから始める？規模別の逆算スケジュール

ケータリングの相談を始める時期は、イベントの規模で変わります。一般的な目安として、次のように考えると無理がありません。

30名程度の小規模な会：開催の1〜2週間前から相談を始める
30〜100名の中規模の会：開催の2〜3週間前から相談を始める
100名以上の大規模な会：開催の3週間前〜1ヶ月前から相談を始める

年末年始や年度末などの繁忙期、周年記念パーティーや大規模なカンファレンスのように失敗が許されないイベント、メニューのカスタマイズや特別な演出を希望する場合は、上の目安よりさらに早めの相談が安心です。会場や業者の空き状況は、時期によって限られてきます。

開催日から逆算した進め方の目安は次のとおりです。

相談開始時：業者への相談、見積もりの取得、提供内容の確認を進める
開催1ヶ月前：人数の確定、メニューの確定、参加者への食事に関する要望の確認を行う
開催1週間前：納品物の確認や当日の最終調整を行う
開催当日：会場設営と料理の設営、スタッフの手配を最終確認する

内容が決まっていなくても、無料で相談できます。開催目的、予定人数、予算、会場、開催日と時間を整理しておくと、相談が具体的になります。

料理とドリンクの条件を確認する

立食か着席か、食事が主目的か軽い交流かによって、料理の量や食べやすさの考え方が変わります。アレルギーや食事制限を早めに共有し、対応可否を個別に確認してください。East Catering Tokyoでは、ベジタリアン、ペスカタリアン、ハラルフレンドリー、グルテンフリーへの対応が可能です。対応可否は事前相談のうえ、個別にご案内します。

プラン別の内容と料金の枠組みは次のとおりです（いずれも東京都内限定）。

オードブルプラン（納品のみ）：1名3,000円（税別）〜、最低15万円（税別）＋配送費。フィンガーフード8〜15品程度。使い捨てカトラリー・ピック付き。設営・補充なし
スタンダードプラン（現場立ち合い）：1名4,000円（税別）〜、最低15万円（税別）＋配送費。10〜15品程度。卓上スタイリング、補充〜90分
オールインワンプラン：1名6,600円（税込）、30名〜。30名の場合は198,000円（税込）〜。料理11品＋2時間フリードリンク＋配送・設営・スタッフ・撤収込み

どのプランを選ぶかは、料理の内容だけでなく、設営・補充・撤収をどこまで任せるかで決まります。納品のみのプランを選んだ場合、会場設営や料理の補充、後片付けは幹事側で行うことになるため、作業負担が増える点を理解しておきましょう。設営や撤収の手間を省きたい場合は、スタッフ付きのプランを検討してください。

ドリンクは、2時間フリードリンクがオールインワンプランに含まれます。アルコール一式の追加は、オプションとして1名あたり1,500円〜で相談できます。ワインの提案は、J.S.A.認定ソムリエが料理に合わせて行います。

会場と搬入のチェックリスト

会場の条件は、見積もりと当日の進行の両方に影響します。次の項目を、会場側とケータリング側の両方に共有してください。

搬入口、エレベーター、駐車場所（台車を使える通用口やエレベーターが指定されている場合があります）
設営開始時間と撤収期限（完全撤収時刻）
料理用テーブル、ドリンクの配置、参加者の動線
電源、水回り、備品、ゴミの扱い（事業ゴミとして廃棄できない場合があります）
火気・温め機器の使用可否

ケータリング業者との打ち合わせは、オンライン（Meet／Zoom）で30〜60分程度が目安です。打ち合わせでは、会場レイアウトやメニュー内容、タイムスケジュール、搬入方法を確認します。会場図や写真があると、配置の相談がしやすくなります。

当日の担当と進行を決める

受付、司会、会場案内の担当者を決め、料理の補充・飲み物の提供・片付けをどこまで依頼するか確認します。開始前の連絡担当を一本化すると、会場とケータリング側の調整がしやすくなります。

スタッフ付きのプランでは、料理の補充やドリンクの提供、後片付けまでスタッフが対応します。オールインワンプランでは、配送・設営・サービススタッフによる補充・撤収が含まれます。幹事が料理の補充や片付けまで抱え込まない体制を、事前に決めておきましょう。

当日の進行は、搬入開始時刻と搬入経路、当日の緊急連絡先を業者と共有しておくことが基本です。イベント終了後は、施設の利用規約に沿って原状復帰が完了したことを確認します。

見積もりと予約条件を確認する

East Catering Tokyoのオールインワンプランは1名6,600円（税込）、30名様から、東京都内限定です。30名様の場合は198,000円（税込）。料理11品、2時間フリードリンク、配送・設営・サービス・撤収を含みます。

支払いと予約確定の流れは次のとおりです。

正式な発注意思を確認した翌営業日までの事前決済が原則です。法人で社内承認・購買手続きにより難しい場合は、事前相談で個別調整が可能です
正式予約は、原則として入金確認をもって確定します。個別合意条件がある場合は、そちらが優先されます
見積内容をご確認いただき、正式なご依頼後に予約確定のお手続きへ進みます

変更・キャンセルの条件は、公式サイト上に明記がありません。最終人数の連絡方法や期限、変更・キャンセルの条件は、お見積もり時にご確認ください。確定前の段階でも、人数の幅と予算をお知らせいただければご相談いただけます。

見積もりを比較するときは、料理代だけでなく、ドリンク、配送、設営、サービス、撤収の対応範囲を同じ条件で確認しましょう。見積もりに含まれるサービス内容の内訳を確認することが大切です。

人数と変更条件を最後に確認する

最後に、人数と変更条件をもう一度確認してください。

最終人数の連絡方法と期限
人数が増減した場合の対応と精算の考え方
変更・キャンセルの条件（お見積もり時に確認）
当日の連絡担当者と連絡先

人数が直前まで確定しない場合も、おおよその人数と予算で相談を始められます。人数の幅を伝えておくことで、最終人数に合わせた調整がしやすくなります。

準備でつまずきやすいポイントと防ぎ方

チェックリストに沿って準備を進めていても、当日の運営や社内の手続きでつまずくことがあります。起こりやすい3つのポイントと、その防ぎ方を整理します。

料理の補充を想定せず当日の手が回らなくなる

納品のみのプランでは、料理の補充は主催者側の役割です。当日は受付や参加者への対応で幹事の手が離せない時間帯が多く、料理の減り具合まで目が届かないことがあります。補充を誰が担うかは、プランを選ぶ段階で決めておきましょう。スタンダードプランではスタッフが補充に約90分対応し、オールインワンプランではサービススタッフによる補充が含まれます。当日の役割分担を幹事側でも決めておくと、開始直後に料理が偏る事態を防ぎやすくなります。

社内の決済手続きが遅れて予約が確定しない

正式な予約は、原則として入金確認をもって確定します。社内の承認や購買手続きに時間がかかる見込みがある場合は、相談の早い段階でその旨を伝えてください。East Catering Tokyoでは、発注意思を確認した翌営業日までの事前決済を原則としつつ、法人で社内手続きにより難しい場合は、事前相談のうえ個別に調整が可能です。決済の見通しを経理担当と早めに共有しておくことが、希望日時での開催を確実にするための準備になります。

食事制限の確認を人数確定とあわせて済ませる

アレルギーや食事制限の情報は、人数の確定とあわせて共有するのが基本です。出欠確認の段階で食事に関する要望も聞いておくと、最終人数の連絡と同時に、対象となる食材と人数をまとめて伝えられます。East Catering Tokyoでは、ベジタリアン、ペスカタリアン、ハラルフレンドリー、グルテンフリーへの対応が可能です。対応可否は事前相談のうえ個別にご案内するため、要望がある場合は相談の早い段階で伝えておきましょう。

打ち合わせで決める項目を先に整理する

初回の打ち合わせは、オンライン（Meet／Zoom）で30〜60分程度が目安です。会場レイアウト、メニュー内容、タイムスケジュール、搬入方法を確認します。開催条件を一枚にまとめた資料と、会場の図面や写真を用意しておくと、配置や動線の相談が具体的に進みます。打ち合わせで決めた内容は、当日の担当者とも共有しておきましょう。

開催直前の依頼で手配を進めるには

開催まで時間がない場合でも、まずは空き状況を確認するために相談してください。対応可否は日程や内容によって異なりますが、開催日時、会場、人数、予算の4点をまとめて伝えると、確認がスムーズに進みます。メニューの希望がある場合は優先順位を伝え、調整の余地を残しておくと、限られた時間でも提案を受けやすくなります。直前の依頼ほど、開催条件を一枚にまとめてから相談することが大切です。

よくある質問

ケータリングの準備はいつから始めるのが一般的ですか？

規模によって異なります。一般的な目安として、30名程度の会は開催の1〜2週間前、30〜100名の会は2〜3週間前、100名以上の会は3週間前〜1ヶ月前から相談を始めるのが安心です。繁忙期や特別な演出がある場合は、さらに早めの相談がおすすめです。

参加人数が決まっていなくてもケータリングの相談は可能ですか？

可能です。おおよその人数や予算が決まっていれば、具体的な提案を受けられます。人数が確定するにつれて、最終的なメニューや人数を調整できます。

オールインワンプランには何が含まれますか？

料理11品、2時間フリードリンク、東京都内配送、設営・スタイリング、サービススタッフ、料理・ドリンクの補充、撤収・片付けが含まれます。1名6,600円（税込）、30名様からご利用いただけます。

見積もり相談に必要な情報は何ですか？

開催日、開始・終了時刻、人数、会場、予算、イベントの目的をお知らせください。内容に合わせて料理と提供方法をご提案します。

急な社内懇親会でも直前の手配は間に合いますか？

日程や内容、空き状況によって対応可否は異なります。開催日時、会場、人数、予算をまとめて早めに相談いただくことで、対応できる範囲をご案内します。変更・キャンセルの条件はお見積もり時にご確認ください。メニューの希望がまだ固まっていない場合も、その旨を伝えたうえで提案を受けられます。

まとめ

30〜100名の法人イベントのケータリング準備は、開催条件を一枚にまとめ、規模に合った時期から相談を始め、料理・ドリンクの条件、会場と搬入、当日の担当、見積もりと予約条件を順に確認することで進められます。人数が未確定の段階でも相談は可能です。変更・キャンセルの条件はお見積もり時に確認し、最終人数の連絡方法と期限を決めておきましょう。

開催目的、予定人数、予算、会場、開催日と時間を整理したら、まずは相談から始めてください。

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